Signer un acte notarié à distance : le déroulé, du premier appel à la remise des copies

Le principe : une procuration signée à distance, un acte signé à l'étude

En 2026, l'acte lui-même, de vente, de donation ou de partage, se signe devant un notaire. La distance passe donc par la procuration. Le notaire reçoit, en visioconférence, une procuration authentique par laquelle vous donnez pouvoir à une personne de signer l'acte pour vous ; cette personne, le plus souvent un collaborateur de l'étude, signe ensuite l'acte à Chartres, dans les termes exacts que vous avez approuvés.

Le décret n° 2020-1422 du 20 novembre 2020 a pérennisé cette procuration reçue à distance, et le décret n° 2025-538 du 13 juin 2025 en a renforcé le cadre à compter du 1er octobre 2025. La procuration ainsi établie a la valeur d'un acte authentique. Elle convient aux ventes, aux achats, aux donations, aux successions et aux contrats de mariage ; seuls quelques actes strictement personnels, comme le testament authentique, demandent votre présence, ainsi que le détaille notre guide sur les actes signables à distance.

Étape 1 : le premier rendez-vous en visioconférence

Tout dossier commence par un échange, en visioconférence ou par téléphone, à un horaire compatible avec votre fuseau. Le notaire recueille les éléments de votre situation : nature de l'acte, bien concerné, état civil, régime matrimonial, pays de résidence, calendrier souhaité. Il vous indique la forme de procuration exigée pour votre acte, les pièces à réunir, les formalités propres à votre pays (traduction, apostille) et le calendrier prévisible.

Ce premier rendez-vous sert aussi à repérer ce qui risque de ralentir le dossier : une pièce d'identité proche de sa date d'expiration, un mariage célébré à l'étranger sans contrat, un compte bancaire hors de la zone euro, un représentant fiscal à désigner pour une vente. Plus ces points sont identifiés tôt, plus la date de signature est fiable. Notre guide pour préparer un rendez-vous chez le notaire liste les documents usuels par type d'acte.

Étape 2 : les pièces du dossier, déposées en ligne

Vous déposez vos documents dans votre espace client : copie de la pièce d'identité, actes d'état civil récents, contrat de mariage éventuel, titre de propriété, diagnostics pour une vente, relevé d'identité bancaire. Des copies lisibles suffisent pour préparer le dossier ; l'étude vous précise les originaux éventuellement nécessaires.

Les actes d'état civil français se demandent en ligne à la mairie du lieu de l'événement, ou au service central d'état civil de Nantes pour les Français nés à l'étranger. Les documents établis par une autorité étrangère doivent en principe être apostillés ou légalisés, puis traduits s'ils sont rédigés dans une autre langue ; certains documents publics d'États de l'Union européenne en sont dispensés par le règlement (UE) 2016/1191. Nous vous indiquons, pièce par pièce, la formalité requise.

Étape 3 : le projet de procuration et l'identification

Une fois l'acte préparé, nous vous adressons le projet de procuration. Il désigne le mandataire et fixe précisément ses pouvoirs : bien concerné, prix ou montant minimal, conditions, frais, répartition des fonds. Relisez-le et posez vos questions avant le rendez-vous : c'est ce texte qui encadre la signature de l'acte. Notre guide sur le choix du mandataire présente les clauses qui protègent le mandant.

Vous recevez ensuite un courriel qui ouvre le parcours d'identification du notariat, conçu avec Docaposte. Sur votre smartphone, vous filmez votre pièce d'identité en l'inclinant, puis votre visage sous différents angles. La vérification prend quelques minutes, sept au plus selon la chambre des notaires de Paris, et un certificat de signature est activé ; il reste réutilisable pendant trois ans. Le détail de ce parcours figure dans notre guide sur l'identification à distance.

Étape 4 : la signature de la procuration en visioconférence

Au jour convenu, le notaire vous rejoint par la visioconférence sécurisée de la profession ; seule cette visioconférence est admise, à l'exclusion des applications grand public. Il vérifie votre identité, vous lit la procuration ou ses passages essentiels, répond à vos questions et s'assure que vous consentez librement. Vous signez alors électroniquement, en validant un code reçu par SMS, puis le notaire appose sa propre signature.

La procuration signée est conservée à l'étude et sera annexée à l'acte. Si une question de fond apparaît pendant l'échange, le notaire peut suspendre la signature et vous adresser un projet modifié. Une coupure de connexion avant la signature entraîne simplement la reprise de l'échange ou son report.

Étape 5 : l'acte signé à l'étude, les fonds et les copies

Le jour de l'acte, votre mandataire signe à l'étude, avec les autres parties ou leurs propres mandataires. Le notaire vérifie que l'acte correspond aux pouvoirs donnés. Votre présence est inutile ce jour-là ; nous vous confirmons la signature dès qu'elle a eu lieu.

Pour une vente, le prix transite par le compte de l'étude à la Caisse des dépôts. Le notaire règle d'abord les sommes dues sur le prix, comme le remboursement d'un prêt, l'impôt sur la plus-value ou les charges de copropriété, puis vire le solde sur un compte à votre nom, en général dans les jours qui suivent. Pour les actes en vue d'un usage à l'étranger, nous faisons apposer l'apostille électronique délivrée par le notariat. Vous recevez les copies dans votre espace client ; le guide sur la copie d'un acte notarié explique leur valeur et leur délivrance.

Calendrier type d'une vente signée à distance

Le calendrier d'une vente conduite à distance suit celui d'une vente classique. La date de l'acte dépend surtout du délai de préemption de la commune, du financement de l'acquéreur et, pour un vendeur non résident, des formalités fiscales. La procuration s'insère quelques semaines avant l'acte, lorsque le projet est stabilisé. Pour une succession ou une donation, le rythme dépend du nombre de signataires et de la réunion des pièces d'état civil : notre guide sur les délais d'une signature à distance propose des calendriers par type d'acte.

Sources

• Notaires de France, peut-on signer un acte notarié sans être présent à l'étude ?
• Chambre des notaires de Paris, la solution d'identification à distance du notariat
• Décret n° 2025-538 du 13 juin 2025 relatif aux actes établis par les notaires sur support électronique (Légifrance)
• Service-public.gouv.fr, légalisation ou apostille d'un acte public établi par une autorité française
• Service-public.gouv.fr, légalisation d'un document étranger