Préparer son rendez-vous chez le notaire : documents à réunir et questions à poser

Prendre rendez-vous et en préciser l'objet

Un rendez-vous se prend par téléphone ou en ligne, pour un entretien à l'étude, à Chartres, en visioconférence ou par téléphone. En indiquant l'objet de votre demande, vente, succession, donation, contrat de mariage, création de société, vous permettez au notaire de préparer l'entretien et de vous adresser la liste des pièces utiles. La page de prise de rendez-vous de l'étude permet de choisir un créneau et de préciser cet objet.

Pour un dossier qui réunit plusieurs personnes, héritiers, époux, associés, convenez entre vous de qui assiste au premier rendez-vous et de qui centralise les documents. Les personnes éloignées peuvent participer en visioconférence et, le moment venu, signer par procuration notariée établie à distance.

Réunissez les documents sous forme numérique lorsque c'est possible : les copies lisibles suffisent pour préparer le dossier, et l'étude demande les originaux lorsqu'ils sont nécessaires, par exemple la pièce d'identité le jour de la signature.

Les pièces communes à tous les dossiers

Le notaire vérifie l'identité, la capacité et la situation familiale de chaque signataire, car elles déterminent qui doit consentir à l'acte et à qui appartiennent les biens. Un époux marié sous le régime de la communauté, par exemple, doit souvent intervenir à la vente d'un bien acquis pendant le mariage, et un logement familial ne peut être vendu sans l'accord des deux époux.

• Pièce d'identité en cours de validité de chaque personne concernée.
• Livret de famille, ou actes de naissance récents lorsque le notaire les demande.
• Contrat de mariage, convention de PACS, acte de changement de régime matrimonial.
• Jugement ou convention de divorce, acte de décès d'un précédent conjoint.
• Adresse, profession, coordonnées téléphoniques et électroniques.
• Numéro fiscal et, pour un non-résident, adresse du domicile fiscal à l'étranger.
• Pour une société : extrait Kbis récent, statuts à jour, pouvoirs du représentant.

Pour une vente ou un achat immobilier

Le vendeur prépare le dossier de la vente dès la mise en vente, afin que l'avant-contrat puisse être signé rapidement. L'acquéreur, de son côté, présente son plan de financement et l'origine de son apport, que le notaire doit vérifier au titre de la lutte contre le blanchiment. Notre guide sur le dossier du vendeur détaille chaque pièce.

• Vendeur : titre de propriété, dernier avis de taxe foncière, diagnostics techniques, tableau d'amortissement du prêt en cours.
• Vendeur d'un lot de copropriété : règlement de copropriété, procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, fiche synthétique, carnet d'entretien, pré-état daté.
• Vendeur d'une maison : permis de construire et déclarations de travaux, rapport de contrôle de l'assainissement individuel, factures et assurances des travaux de moins de dix ans.
• Acquéreur : simulation ou accord de principe de la banque, justificatifs de l'apport, projet d'usage du bien, éventuel don familial.
• Les deux parties : coordonnées de l'agent immobilier et offre acceptée, le cas échéant.

Pour une succession

Le premier rendez-vous après un décès permet d'identifier les héritiers, de rechercher un testament ou une donation entre époux et de dresser l'inventaire des biens et des dettes. Apportez ce que vous avez sous la main : le notaire se charge d'interroger les banques, le fichier des dernières volontés et les organismes concernés. Notre guide sur les étapes du règlement d'une succession présente le calendrier d'ensemble.

• Acte de décès et livret de famille du défunt.
• Contrat de mariage, donation entre époux, testament éventuellement détenu par un proche.
• Copies des donations consenties par le défunt, même anciennes.
• Titres de propriété, derniers avis de taxe foncière, baux en cours.
• Relevés des comptes bancaires et des placements, contrats d'assurance vie connus.
• Dernier avis d'impôt sur le revenu, factures des obsèques, dettes connues, prêts en cours.
• Coordonnées de chaque héritier.

Pour une donation, un testament, un contrat de mariage ou un PACS

Ces actes se préparent à partir d'une vue d'ensemble de votre patrimoine et de votre famille. Le notaire vérifie l'incidence de chaque choix sur la succession future et sur l'équilibre entre les enfants. Réunissez les éléments qui lui permettront de chiffrer les options : il vous proposera ensuite un projet d'acte, que vous pourrez modifier avant la signature.

Pour un contrat de mariage ou un PACS, apportez aussi la liste des biens que chacun possède avant l'union, leurs dettes, les projets d'achat ou de création d'entreprise : notre guide sur les étapes et le coût d'un contrat de mariage en expose le déroulement. Pour une donation, les donations antérieures, déclarées ou non, déterminent le calcul des abattements et des droits.

• Estimation des biens à donner ou à transmettre, avec les titres de propriété.
• Donations antérieures consenties à chaque bénéficiaire, avec leur date.
• Composition de la famille, enfants d'unions différentes, situation d'un enfant vulnérable.
• Relevés des placements et contrats d'assurance vie avec leurs bénéficiaires.
• Pour un testament : identité complète des légataires et, pour un legs à une association, sa dénomination exacte.

Pour un divorce ou la création d'une société

Lors d'un divorce, le notaire liquide le régime matrimonial et partage les biens, en lien avec les avocats des époux. Il a besoin du contrat de mariage éventuel, des titres de propriété, du capital restant dû sur les prêts, des relevés des comptes et de l'épargne, ainsi que des justificatifs de fonds propres, héritage, donation ou vente d'un bien personnel, investis dans un bien commun.

Pour la création d'une société, apportez le projet d'activité, la répartition du capital envisagée entre les associés, la liste des apports en numéraire ou en nature, le bail ou le titre du local, et votre situation matrimoniale, qui détermine si le conjoint doit être informé d'un apport de biens communs.

Les questions à poser lors du premier rendez-vous

Le premier rendez-vous est le moment de comprendre la démarche et ses conséquences. Préparez vos questions par écrit et mentionnez vos projets, même lointains : un départ à l'étranger, un remariage, la vente future d'un bien donné. Le notaire tient compte de ces projets dans ses conseils.

• Quelles sont les étapes, et quel est le calendrier prévisible jusqu'à la signature ?
• Quel est le coût total : droits et taxes, émoluments, débours, honoraires éventuels ?
• Quels impôts l'opération entraîne-t-elle aujourd'hui et plus tard, lors d'une revente ou d'une succession ?
• Qui doit signer, et peut-on signer à distance ?
• Quelles autres solutions existent, et quels en sont les avantages et les limites ?
• Quelles pièces manquent encore, et qui se charge de les obtenir ?

Le jour de la signature

Le projet d'acte vous est adressé à l'avance : lisez-le et notez vos questions. Le jour de la signature, munissez-vous de votre pièce d'identité en cours de validité. Pour un achat, le prix et les frais doivent être disponibles sur le compte de l'étude avant le rendez-vous, par virement. Le notaire lit les passages essentiels de l'acte, répond aux questions et recueille les signatures, le plus souvent sur une tablette.

Si vous ne pouvez pas être présent, une procuration notariée établie à distance permet à un collaborateur de l'étude de signer pour vous, comme l'explique notre guide sur l'acte authentique électronique et la signature à distance. Après la signature, le notaire accomplit les formalités et vous adresse la copie de l'acte.

Sources

• Service-public.gouv.fr, le notaire : rôle, actes, obligations
• Service-public.gouv.fr, acte de vente d'un logement
• Service-public.gouv.fr, frais de notaire
• Notaires de France, le tarif du notaire : émoluments et honoraires