L'essentiel
- Une signature à distance prend du retard pour des raisons presque toujours évitables : une pièce d'état civil trop ancienne, un document étranger sans apostille ni traduction, un régime matrimonial étranger non précisé, une procuration trop étroite ou des fonds retenus par la banque.
- Le logement de la famille ne peut être vendu sans l'accord des deux époux, même s'il appartient à un seul (article 215 du Code civil) : un conjoint oublié dans la procuration bloque la vente.
- Un couple marié à l'étranger sans contrat relève selon la date du mariage de la convention de La Haye du 14 mars 1978 ou du règlement (UE) 2016/1103 : le notaire doit connaître la date, le lieu du mariage et la première résidence commune.
- La plupart de ces retards disparaissent lorsque les pièces sont vérifiées au premier rendez-vous et que la procuration fixe des marges raisonnables plutôt que des valeurs figées.
Des pièces trop anciennes, ou sans apostille ni traduction
Les notaires demandent des actes d'état civil récents, en général de moins de trois mois, parce que les mentions portées en marge évoluent : mariage, divorce, changement de régime matrimonial, mesure de protection. Un extrait ancien, retrouvé dans un dossier, oblige à redemander la pièce. Les Français nés à l'étranger l'obtiennent auprès du service central d'état civil, à Nantes ; les autres auprès de la mairie du lieu de l'événement, souvent en ligne.
Un document étranger doit en principe être apostillé ou légalisé, puis traduit s'il est rédigé dans une autre langue. L'erreur fréquente consiste à faire traduire un document non apostillé, ou à faire apostiller la traduction plutôt que l'original. Certains documents publics d'États de l'Union européenne en sont dispensés par le règlement (UE) 2016/1191. Nous vous indiquons, pièce par pièce, l'ordre des formalités avant toute démarche : notre guide pour préparer un rendez-vous chez le notaire liste les documents usuels.
Une situation familiale mal renseignée
Le régime matrimonial détermine qui est propriétaire et qui doit signer. Pour un couple marié à l'étranger, ou installé hors de France après son mariage, la loi applicable dépend de la date du mariage : règlement (UE) 2016/1103 pour les mariages célébrés depuis le 29 janvier 2019, convention de La Haye du 14 mars 1978 pour ceux célébrés entre le 1er septembre 1992 et le 28 janvier 2019. Sans la date, le lieu du mariage, un éventuel contrat et la première résidence commune, le notaire manque des éléments pour trancher. Notre guide sur le régime matrimonial des couples internationaux détaille ces règles.
Le conjoint oublié est une autre cause classique de report. Même lorsque le logement de la famille appartient à un seul époux, sa vente exige le consentement de l'autre (article 215, alinéa 3, du Code civil) ; un bien commun se vend avec l'accord des deux époux. Un divorce prononcé à l'étranger et non mentionné sur l'acte de naissance français, ou un remariage non déclaré, suscitent les mêmes questions. Signalez toute évolution de votre situation dès le premier rendez-vous.
Des noms et des pièces qui divergent
Le parcours d'identification du notariat exige une pièce en cours de validité et en bon état. Une pièce qui expire entre le premier rendez-vous et la procuration impose de reporter la signature ou de choisir une autre voie : notre guide sur les difficultés d'identification présente les solutions de repli.
Les écarts de nom sont plus discrets et tout aussi bloquants : nom d'usage sur le passeport, nom de naissance sur le titre de propriété, prénom orthographié différemment selon les pays, nom modifié par un mariage célébré à l'étranger. Le notaire doit établir que toutes ces pièces désignent la même personne. Communiquez-nous l'ensemble de vos noms et prénoms, et les documents qui expliquent leur évolution.
Une procuration trop étroite, trop tôt ou mal ciblée
La procuration fixe les pouvoirs du mandataire, qui ne peut rien faire au-delà (article 1989 du Code civil). Un prix exact au lieu d'un prix minimal, une date limite dépassée de quelques jours, une référence cadastrale erronée, une condition de prêt prorogée par l'acquéreur : chacune de ces situations oblige à signer une nouvelle procuration. Une procuration signée trop tôt, avant que le projet d'acte soit stabilisé, s'expose au même risque.
Le choix du mandataire compte aussi. Un proche désigné comme mandataire doit se présenter à l'étude le jour de l'acte ; s'il tombe malade ou part en voyage, la signature est compromise, à moins que la procuration lui permette de se substituer quelqu'un. Notre guide sur le choix du mandataire présente les clauses qui donnent la souplesse utile sans vous dessaisir de la décision.
Des fonds retenus, un représentant fiscal désigné trop tard
Pour un achat, le prix et les frais doivent se trouver sur le compte de l'étude avant la signature. Un virement international peut être retenu par la banque émettrice ou par une banque intermédiaire, le temps d'un contrôle de conformité, ou dépasser un plafond de virement. Prévenez votre banque à l'avance, vérifiez vos plafonds et réunissez les justificatifs de l'origine des fonds, que le notaire demande au titre de la lutte contre le blanchiment.
Pour une vente par un non-résident, la désignation tardive du représentant fiscal accrédité, lorsqu'elle est requise, retarde le versement du prix, voire la signature. Elle s'impose au vendeur qui réside hors de l'Espace économique européen lorsque le prix dépasse 150 000 € et que la plus-value est imposable. Notre guide sur la plus-value des non-résidents précise les cas de dispense.
Le fuseau horaire et les détails pratiques
Un rendez-vous fixé à 9 heures à Chartres tombe à 3 heures du matin à New York et à 15 heures à Singapour, et l'écart change au gré des passages à l'heure d'été, qui ne se font pas aux mêmes dates partout. Indiquez-nous votre ville de résidence et vos créneaux possibles : nous fixons le rendez-vous en heure locale pour vous, confirmée par écrit.
Les courriels de l'étude et du parcours d'identification arrivent parfois dans les indésirables : surveillez ce dossier à l'approche du rendez-vous. Chargez votre téléphone, vérifiez la réception des SMS si vous utilisez un numéro étranger, et prévoyez un endroit calme et bien éclairé. Ces précautions simples évitent la plupart des reports de dernière minute.
| Cause de retard | Conséquence | Parade |
|---|---|---|
| Acte d'état civil ancien | Nouvelle demande de pièce | Demander des actes récents dès le premier rendez-vous |
| Document étranger sans apostille ou traduction | Pièce inutilisable en France | Apostiller l'original, puis faire traduire |
| Régime matrimonial étranger non précisé | Signataires incertains | Date, lieu du mariage, contrat, première résidence |
| Conjoint omis pour le logement de la famille | Vente impossible en l'état | Consentement du conjoint dans la procuration |
| Pièce d'identité expirée ou abîmée | Identification impossible | Renouveler tôt ou choisir une autre voie |
| Procuration trop étroite | Nouvelle procuration | Prix minimal, marge de dates, faculté de substitution |
| Fonds retenus par la banque | Signature reportée | Prévenir la banque, justifier l'origine des fonds |
| Représentant fiscal désigné tard | Prix bloqué ou acte reporté | Désignation dès l'avant-contrat |
| Fuseau horaire mal calculé | Rendez-vous manqué | Heure locale confirmée par écrit |
Questions fréquentes
Mon acte de naissance date de l'an dernier : dois-je en demander un nouveau ?
Oui, en général. Les notaires demandent des actes d'état civil récents, souvent de moins de trois mois, pour disposer des mentions à jour : mariage, divorce, changement de régime. La demande se fait en ligne, gratuitement, auprès de la mairie du lieu de naissance, ou du service central d'état civil pour les Français nés à l'étranger.
Nous nous sommes mariés à l'étranger sans contrat : est-ce un problème ?
Cette situation est fréquente et se règle, à condition de la signaler tôt. Le notaire détermine la loi applicable à votre régime matrimonial selon la date du mariage et votre première résidence commune, puis en déduit qui est propriétaire et qui doit signer. Transmettez-nous l'acte de mariage, un éventuel contrat ou une déclaration de choix de loi, et vos adresses successives depuis le mariage.
L'acquéreur a obtenu une baisse de prix après la signature de ma procuration : que faire ?
Si le nouveau prix reste au-dessus du minimum que vous avez fixé, le mandataire peut signer. S'il descend en dessous, votre accord redevient nécessaire : nous vous exposons la demande et, si vous l'acceptez, vous signez une nouvelle procuration à distance, en quelques jours. Un prix minimal plutôt qu'un prix exact évite une partie de ces allers-retours.
Comment éviter que ma banque bloque le virement de mon apport ?
Prévenez votre conseiller avant l'opération, en lui indiquant le montant, la date et le bénéficiaire, un compte de l'étude à la Caisse des dépôts. Vérifiez vos plafonds de virement et gardez à portée de main les justificatifs de l'origine des fonds. Confirmez par téléphone avec l'étude les coordonnées bancaires, comme l'explique notre guide sur la fraude au virement.
Premier rendez-vous
Vous résidez loin de Chartres ?
Consultation en visioconférence et signature par procuration à distance.
7 rue Vintant, 28000 Chartres · 02 79 64 02 10
À l'étude ou en visioconférence. Lundi, mardi, jeudi et vendredi de 9 h 30 à 18 h 30 ; mercredi et samedi de 9 h 30 à 12 h.
Sources
- Service-public.gouv.fr, légalisation d'un document étranger
- Règlement (UE) 2016/1103 sur les régimes matrimoniaux (EUR-Lex)
- Règlement (UE) 2016/1191 sur la circulation des documents publics (EUR-Lex)
- Chambre des notaires de Paris, la solution d'identification à distance du notariat
- BOFiP, représentant fiscal des non-résidents pour les plus-values immobilières