Faire apostiller un document français pour l'étranger : le notariat compétent depuis 2025

Qui délivre l'apostille depuis 2025 ?

Jusqu'en 2025, l'apostille était délivrée par les parquets généraux des trente-trois cours d'appel, et la légalisation par le ministère de l'Europe et des affaires étrangères. L'État a confié ces deux missions au notariat : l'apostille depuis le 1er mai 2025, la légalisation depuis le 1er septembre 2025. Quinze centres d'apostille et de légalisation, rattachés aux conseils régionaux et aux chambres interdépartementales de notaires, les exercent pour toute la France.

Chaque centre est compétent pour tous les documents, quel que soit le lieu où ils ont été établis. Les notaires s'appuient sur une base nationale des signatures publiques, qui leur permet de vérifier que la signature apposée sur votre document est bien celle d'une autorité française habilitée. L'apostille atteste la véracité de cette signature, la qualité du signataire et, le cas échéant, l'identité du sceau ; le contenu du document reste hors de son champ.

Vous pouvez déposer la demande vous-même, où que vous viviez, ou la confier à votre notaire lorsqu'elle porte sur un acte qu'il a reçu. Les usages d'un acte notarié hors de France sont présentés dans notre guide sur la procuration pour un acte notarié, qui traite aussi du sens inverse : les documents étrangers produits en France.

Apostille, légalisation ou dispense : selon le pays de destination

La formalité dépend de l'État où le document sera produit. Si cet État est partie à la convention de La Haye du 5 octobre 1961, l'apostille suffit : elle remplace toute légalisation. Si l'État n'est pas partie à la convention, la légalisation reste la règle, selon le principe de la double légalisation : le notariat légalise d'abord le document, puis l'ambassade ou le consulat de l'État de destination en France appose sa propre légalisation.

Certains documents sont dispensés de toute formalité. Le règlement (UE) 2016/1191 dispense d'apostille, dans les autres États membres, les documents publics français relatifs notamment à la naissance, au mariage, au décès, au nom, au partenariat enregistré ou au domicile. Des conventions bilatérales prévoient d'autres dispenses, parfois limitées à certains types d'actes.

Le ministère de l'Europe et des affaires étrangères publie un tableau récapitulatif, pays par pays et catégorie d'acte par catégorie d'acte. En cas de doute, l'ambassade ou le consulat du pays de destination, ou l'autorité qui recevra le document, confirme ce qu'elle exige.

Quels documents peuvent être apostillés ?

Seuls les actes publics français peuvent recevoir l'apostille ou la légalisation : actes notariés, actes de l'état civil, décisions des juridictions judiciaires et administratives, actes et certificats des administrations, diplômes. Un acte sous signature privée, comme une attestation ou une procuration rédigée par un particulier, doit d'abord recevoir une déclaration officielle : certification de la signature par la mairie ou par un notaire, mention d'enregistrement ou visa donnant date certaine. C'est cette déclaration officielle qui est ensuite apostillée.

Pour un acte d'état civil, demandez une copie ou un extrait récent à la mairie ou au service central d'état civil, puis sollicitez l'apostille ; entre États membres de l'Union, vérifiez d'abord la dispense prévue par le règlement de 2016. Pour un jugement, une copie délivrée par le greffe de la juridiction est nécessaire. Notre guide sur les documents d'état civil depuis l'étranger indique où obtenir chaque acte.

La démarche, étape par étape

Dans les centres qui reçoivent le public, comme celui de la Chambre des notaires de Paris, toute demande se crée d'abord sur le portail, et le dépôt sur place suppose ce préalable. Depuis l'étranger, l'envoi postal de l'original, avec une enveloppe de retour lorsqu'un document papier doit vous être restitué, remplace la visite au centre.

• Créer la demande en ligne sur le portail apostille.notaires.fr, en indiquant le document, le pays de destination et le délai souhaité.
• Transmettre le document : fichier électronique pour un acte déjà dématérialisé, ou original papier adressé ou déposé au centre, qui le numérise.
• Régler les frais en ligne, selon le tarif et le délai choisis.
• Recevoir l'apostille ou la légalisation électronique, attachée à la version numérique du document.
• Pour un pays qui exige la légalisation, présenter ensuite le document légalisé à l'ambassade ou au consulat de ce pays.

Délais et tarifs pour les particuliers

Les tarifs publiés sur service-public.gouv.fr sont dégressifs à partir du quatrième document, et des frais de réexpédition de 5 € hors taxes au plus peuvent s'ajouter. Ils couvrent l'apostille comme la légalisation par le notariat ; la légalisation par l'ambassade du pays de destination, lorsqu'elle est requise, suit les tarifs propres à cette ambassade.

Apostiller un acte reçu par notre étude

Copie d'un acte de vente pour une banque étrangère, acte de notoriété pour un héritier au Canada, procuration destinée à une administration américaine : lorsque l'acte a été reçu à l'étude, nous en délivrons une copie authentique puis préparons la demande d'apostille, en tenant compte du pays de destination. Un acte établi sous forme électronique se prête directement à l'apostille électronique.

L'autorité étrangère demande souvent, en plus, une traduction. Selon le pays, elle doit être faite par un traducteur agréé dans ce pays ou par un traducteur expert en France : interrogez l'autorité destinataire avant de la commander. Notre guide sur l'acte authentique électronique décrit la conservation et la délivrance des copies numériques.

Les causes fréquentes de refus ou de retard

La plupart des difficultés tiennent à la nature du document. Une simple photocopie, un acte sous signature privée sans certification de signature, ou un document signé par une personne dont la signature ne figure pas dans la base nationale appellent une étape préalable : obtenir une copie délivrée par l'autorité compétente ou faire certifier la signature.

D'autres retards viennent du pays de destination : une apostille demandée pour un État qui exige la légalisation, un document dont l'autorité étrangère attend une date de délivrance récente, une traduction commandée avant de savoir qui doit la réaliser. Indiquer avec précision le pays et l'usage du document, dès la création de la demande, permet au centre de délivrer la bonne formalité du premier coup.

Pour un héritier ou un vendeur installé hors de l'Union

Dans l'Union européenne, le certificat successoral européen circule sans formalité ; ailleurs, l'acte de notoriété apostillé ou légalisé et traduit remplit ce rôle, comme l'explique notre guide sur le certificat successoral européen. Un héritier installé au Canada, aux États-Unis ou en Australie reçoit ainsi un acte de notoriété apostillé, et notre guide sur la succession d'un bien en France depuis le Canada précise les règles propres à ce pays ; un héritier aux Émirats arabes unis, État qui applique la légalisation, un acte légalisé par le notariat puis par l'ambassade émirienne.

Nous regroupons les demandes pour limiter les frais et les délais, et vous adressons l'ensemble des documents apostillés sous forme électronique, faciles à transmettre à votre banque ou à votre conseil local.

Sources

• Service-public.gouv.fr, légalisation ou apostille d'un acte public établi par une autorité française
• Conseil supérieur du notariat, apostille et légalisation : l'État confie leur délivrance au notariat
• Chambre des notaires de Paris, centre de légalisation et de l'apostille de Paris
• Ministère de l'Europe et des affaires étrangères, tableau récapitulatif de l'état du droit conventionnel en matière de légalisation
• HCCH, convention du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers
• HCCH, admission du Canada à la convention Apostille (11 janvier 2024)