L'essentiel
- Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe une liste fermée de justificatifs : identité, domicile, activité professionnelle et ressources, pour le candidat comme pour sa caution.
- Demander une pièce hors liste expose à une amende administrative pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale (article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989).
- Refuser un candidat en raison de son origine, de son sexe, de sa situation de famille, de son âge, de son état de santé ou d'un autre critère protégé est une discrimination punie de trois ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
- La solvabilité, la stabilité des ressources et la qualité des garanties restent des critères légitimes, à apprécier sur les seules pièces autorisées.
Les justificatifs que vous pouvez demander
Le décret du 5 novembre 2015 énumère limitativement les pièces que le bailleur, ou son mandataire, peut réclamer au candidat. Il en choisit une par rubrique pour l'identité et le domicile, une ou plusieurs pour l'activité professionnelle et pour les ressources. Le candidat peut fournir des copies, traduites en français et converties en euros si elles sont établies à l'étranger ; le bailleur peut demander à voir l'original.
La plateforme publique DossierFacile permet au candidat de constituer un dossier conforme, vérifié, qu'il transmet par lien. Pour un bailleur ou un gestionnaire, recevoir un tel dossier évite de manipuler des pièces non autorisées. Le service est gratuit pour les deux parties et limite les échanges de copies par courriel.
| Rubrique | Exemples de pièces autorisées |
|---|---|
| Identité (une pièce) | Carte d'identité, passeport, permis de conduire, titre de séjour |
| Domicile (une pièce) | Trois dernières quittances de loyer ou attestation du précédent bailleur, attestation d'hébergement, avis de taxe foncière ou titre de propriété |
| Activité professionnelle | Contrat de travail ou attestation de l'employeur, extrait K ou K bis, carte d'étudiant ou certificat de scolarité |
| Ressources | Dernier ou avant-dernier avis d'imposition, trois derniers bulletins de salaire, deux derniers bilans d'un indépendant, justificatif de pensions ou de bourse, simulation des aides au logement |
Les pièces et pratiques interdites
L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 dresse la liste des documents que le bailleur ne peut exiger. Elle comprend notamment la photographie d'identité, hormis celle figurant sur la pièce d'identité, la carte d'assuré social, le relevé de compte bancaire, l'attestation de bonne tenue de compte, l'extrait de casier judiciaire, le dossier médical, le contrat de mariage ou le jugement de divorce, sauf l'extrait utile, et le chèque de réservation. Aucune somme ne peut être demandée avant la signature du bail.
Le manquement est sanctionné par une amende administrative prononcée par le préfet, d'un montant maximal de 3 000 € pour une personne physique et de 15 000 € pour une personne morale. Le gestionnaire mandaté engage aussi sa responsabilité : le mandat de gestion, décrit dans notre guide sur le mandat de gestion locative, rappelle ces règles.
Les critères de choix interdits
L'article 1er de la loi du 6 juillet 1989 interdit de refuser la location d'un logement pour un motif discriminatoire. Les critères protégés, repris des articles 225-1 et suivants du Code pénal, comprennent notamment l'origine, le patronyme, l'apparence physique, le sexe, la situation de famille, la grossesse, l'âge, l'état de santé, le handicap, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, les opinions politiques, les activités syndicales et l'appartenance vraie ou supposée à une nation ou à une religion.
La discrimination est punie de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende. Devant le juge civil, le candidat évincé présente des éléments laissant supposer une discrimination ; il appartient alors au bailleur de prouver que sa décision reposait sur des éléments objectifs. Une annonce qui exclut une catégorie de personnes, une préférence exprimée par écrit, un refus motivé par la présence d'enfants sont des exemples typiques de discrimination, que le Défenseur des droits peut être saisi de constater.
Les critères permis : solvabilité, garanties, projet
Le bailleur choisit librement entre plusieurs candidats sur des critères objectifs : niveau et régularité des ressources au regard du loyer, qualité de la caution ou de la garantie Visale, date d'entrée souhaitée, durée prévisible d'occupation. La loi laisse au bailleur l'appréciation du rapport entre revenus et loyer ; l'habitude de demander des revenus égaux à trois fois le loyer relève de la pratique et des critères des assureurs, et s'apprécie avec l'ensemble du dossier.
L'assurance loyers impayés impose souvent ses propres seuils : un dossier accepté en dehors de ces seuils prive le bailleur de la garantie. Le choix entre assurance et caution, qui ne se cumulent pas librement, est présenté dans notre guide sur la garantie des loyers impayés. En colocation, chaque colocataire fournit son propre dossier ; notre guide sur la colocation précise le jeu de la solidarité.
Les justificatifs de la caution
La caution personne physique fournit elle aussi des pièces limitativement énumérées par le décret de 2015 : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, des justificatifs d'activité professionnelle et de ressources. Pour une caution personne morale, le bailleur peut demander l'extrait K bis de moins de trois mois et la pièce d'identité du représentant.
Lorsque le candidat bénéficie de Visale, le visa délivré par Action Logement suffit : la solvabilité est appréciée par l'organisme, qui s'engage dans les limites de sa garantie. Le bailleur vérifie seulement que le visa correspond au logement proposé et à son loyer, puis finalise le contrat de cautionnement avant la signature du bail.
Organiser une sélection équitable et traçable
Une sélection bien conduite commence par l'annonce : elle décrit le logement, le loyer, les charges, le montant du dépôt de garantie et les honoraires à la charge du locataire, sans mention restrictive. Les critères de choix sont fixés par écrit avant les visites, appliqués à tous les candidats, et la décision se fonde sur la comparaison des dossiers complets. Conserver une trace de cette comparaison protège le bailleur en cas de contestation.
Les dossiers contiennent des données personnelles : le règlement général sur la protection des données impose de ne collecter que le nécessaire et de supprimer les dossiers des candidats non retenus dans un délai court. Dans le centre de Chartres, pensez au permis de louer, qui doit être obtenu avant la signature du bail avec le candidat choisi.
Ressources et aides au logement : ce que le bailleur peut apprécier
Les aides au logement font partie des ressources que le candidat peut justifier, notamment par une simulation établie par l'organisme payeur. Le Code pénal range parmi les critères de discrimination la particulière vulnérabilité résultant de la situation économique : écarter un candidat au seul motif qu'il perçoit une aide au logement expose donc à une poursuite. Le bailleur compare en revanche le reste à vivre de chaque candidat, aides comprises, au loyer et aux charges.
Lorsque plusieurs dossiers se valent, l'ordre d'arrivée des candidatures complètes constitue un critère objectif et facile à justifier. Une réponse écrite, courtoise et rapide aux candidats non retenus limite les incompréhensions. Ces précautions simples constituent aussi, en cas de contestation, la meilleure preuve de l'objectivité du choix.
Questions fréquentes
Puis-je demander un relevé de compte pour vérifier que le candidat paie régulièrement ?
Le relevé de compte bancaire et l'attestation de bonne tenue de compte figurent parmi les pièces interdites par l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989. La régularité des paiements se vérifie par les trois dernières quittances de loyer, qui font partie des justificatifs de domicile autorisés, et par les bulletins de salaire ou l'avis d'imposition.
Puis-je refuser un candidat en CDD ou en période d'essai ?
La nature du contrat de travail relève de la solvabilité, critère légitime : vous pouvez en tenir compte. Beaucoup de candidats en contrat court présentent en revanche une garantie Visale ou une caution solide, qui compensent la moindre stabilité des revenus. L'appréciation porte sur l'ensemble du dossier.
Un étudiant étranger peut-il présenter une caution vivant hors de France ?
Oui. Le bailleur peut exiger que la caution fournisse les justificatifs autorisés, traduits et convertis en euros, mais il ne peut refuser une caution au seul motif qu'elle réside à l'étranger ou n'a pas la nationalité française. La garantie Visale reste aussi ouverte aux étudiants, selon les conditions d'Action Logement.
Qui choisit le locataire quand la gestion est confiée à l'étude ?
Le mandat fixe les critères avec vous : ressources, garanties, date d'entrée. Nous examinons les dossiers au regard de ces critères et des règles rappelées ici, puis nous vous soumettons les candidatures retenues si vous vous êtes réservé la décision. La page gestion locative présente l'organisation de l'étude.
Puis-je exiger une attestation d'assurance habitation dans le dossier ?
L'assurance habitation relève des obligations du locataire une fois le bail signé : il la justifie lors de la remise des clés, puis chaque année à la demande du bailleur (article 7 de la loi du 6 juillet 1989). Elle reste hors des pièces de candidature ; le bail peut en revanche prévoir sa résiliation à défaut d'assurance, après commandement resté sans effet pendant un mois.
Un candidat peut-il refuser de fournir une pièce autorisée ?
Le candidat choisit les justificatifs qu'il fournit dans chaque rubrique de la liste réglementaire. S'il refuse de produire toute pièce permettant d'apprécier ses ressources, le bailleur reste libre de retenir un autre dossier complet : la comparaison se fait entre dossiers constitués des mêmes catégories de justificatifs.
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Sources
- Service-public.gouv.fr, justificatifs à fournir au propriétaire pour louer un logement
- Service-public.gouv.fr, discrimination à la location d'un logement
- Service-public.gouv.fr, caution du locataire dans un logement privé
- Défenseur des droits, guide « Louer sans discriminer » (2025)
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs (Légifrance)