L'essentiel
- Seules les charges figurant sur la liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être refacturées au locataire : services liés à l'usage de l'immeuble, entretien courant et menues réparations des parties communes, taxes locatives comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
- Les charges se paient par provisions mensuelles, régularisées au moins une fois par an ; un mois avant la régularisation, le bailleur communique le décompte par nature de charges, et tient les justificatifs à la disposition du locataire pendant six mois (article 23 de la loi du 6 juillet 1989).
- Une régularisation effectuée après la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité peut être payée par douzièmes à la demande du locataire ; au-delà de trois ans, les charges sont prescrites.
- En location meublée et en colocation, le bail peut prévoir un forfait de charges, sans régularisation ; au bail mobilité, le forfait est obligatoire.
Une liste fixée par décret, et limitative
Le décret du 26 août 1987 énumère les charges récupérables par catégories. Toute dépense qui n'y figure pas reste à la charge du bailleur, même si le bail prévoit le contraire. La liste couvre les dépenses que le locataire tire de l'usage de l'immeuble : consommations, entretien courant, petites réparations des équipements communs, taxes correspondant à des services dont il profite.
Les dépenses d'amélioration, les grosses réparations, la gestion et la propriété du bien relèvent du bailleur. En copropriété, le syndic ventile en principe les charges entre récupérables et non récupérables dans les comptes annuels, mais cette ventilation mérite d'être contrôlée ligne par ligne. Notre guide sur les charges de copropriété explique leur répartition entre copropriétaires.
Les principales catégories de charges récupérables
Chaque catégorie du décret recouvre des dépenses précises : consommations, fournitures, entretien courant, menues réparations, et, pour certaines, une partie des frais de personnel. Une dépense se rattache à la liste par sa nature, quelle que soit la façon dont le syndic ou le prestataire l'intitule. Les plus fréquentes figurent dans le tableau ci-dessous ; en cas de doute, reportez-vous au texte du décret, dont la liste se lit strictement.
Dans une maison individuelle, les charges récupérables se limitent souvent à la taxe d'enlèvement des ordures ménagères et, le cas échéant, à la redevance d'assainissement facturée au propriétaire. Le locataire souscrit en effet lui-même ses contrats d'eau, d'électricité et de gaz, et assure l'entretien courant du jardin et des équipements au titre des réparations locatives. Pour une maison, des provisions modestes, calées sur le montant de cette taxe, suffisent donc généralement.
| Catégorie | Exemples de dépenses récupérables |
|---|---|
| Ascenseurs et monte-charge | Électricité, contrat d'entretien courant, menues réparations |
| Eau froide, eau chaude, chauffage collectif | Consommations, entretien des installations, relevés de compteurs |
| Parties communes intérieures | Électricité, produits d'entretien, nettoyage, petites réparations |
| Espaces extérieurs | Entretien des voies, des espaces verts et des aires de jeux |
| Hygiène | Sacs et conteneurs à déchets, produits de désinsectisation et de désinfection |
| Taxes et redevances | Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d'assainissement |
Le gardien et l'employé d'immeuble
La rémunération d'un gardien ou d'un concierge, charges sociales comprises, se récupère à hauteur de 75 % lorsqu'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets. S'il n'assure que l'une de ces deux tâches, la part récupérable tombe à 40 %. Le solde reste à la charge du bailleur, qui rémunère ainsi la fonction de surveillance et de gardiennage.
Lorsque ces tâches sont confiées à un employé d'immeuble, sa rémunération liée à l'entretien des parties communes et à l'élimination des déchets est récupérable en totalité. Les dépenses de personnel d'encadrement technique restent en revanche à la charge du bailleur. Vérifiez la qualification du salarié retenue par le syndic, car elle change sensiblement le montant refacturé.
Ce qui reste toujours à la charge du bailleur
La taxe foncière, hors taxe d'enlèvement des ordures ménagères qui figure sur le même avis, reste due par le propriétaire. Il en va de même des honoraires du syndic et du gestionnaire, des frais de tenue des assemblées, de l'assurance de l'immeuble, des gros travaux et des cotisations au fonds de travaux de la copropriété. Le contrôle technique quinquennal de l'ascenseur reste également à sa charge.
Ces dépenses se déduisent en revanche de vos revenus fonciers au régime réel, selon les règles exposées dans notre guide sur la location nue. Les réparations locatives dans le logement lui-même, comme l'entretien de la chaudière individuelle ou le remplacement des joints, relèvent d'un autre texte : le locataire les prend directement en charge, sans passer par les charges.
Provisions et régularisation annuelle
Le bailleur fixe des provisions mensuelles d'après les dépenses réelles de l'année précédente ou, pour une première location, d'après le budget prévisionnel de la copropriété. Au moins une fois par an, il compare le total des provisions versées aux charges récupérables réellement exposées : le locataire paie la différence, ou le bailleur rembourse le trop-perçu.
Un mois avant cette régularisation, le bailleur adresse au locataire le décompte par nature de charges et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires ; pour un chauffage collectif, une note sur les modalités de calcul s'y ajoute. Pendant six mois à compter de cet envoi, le locataire peut consulter les pièces justificatives : factures, contrats, décompte du syndic. Ajustez ensuite le montant des provisions pour l'année suivante afin d'éviter des rappels importants.
Régularisation tardive et prescription de trois ans
Lorsque la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire qui le demande peut payer le rappel par douzièmes, soit sur douze mois. Le bailleur peut réclamer les charges dues pendant trois ans, délai au-delà duquel elles sont prescrites (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989) ; le locataire dispose du même délai pour contester des charges indûment payées.
En copropriété, le bailleur dépend de l'approbation des comptes par l'assemblée générale pour connaître les charges réelles. Il peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie, lors du départ du locataire, jusqu'à cette approbation, comme l'explique notre guide sur le dépôt de garantie. Régularisez chaque année, dès réception des comptes du syndic : les rappels sur plusieurs exercices sont source de litiges.
Le forfait de charges : meublé, colocation, bail mobilité
En location meublée, le bail peut prévoir un forfait de charges versé avec le loyer, sans régularisation. Son montant, fixé dès la signature, peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer ; il ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges réellement exposées ou appliquées au précédent locataire. Le forfait est aussi permis en colocation, y compris dans un logement vide.
Au bail mobilité, le forfait est la seule formule autorisée. Le forfait simplifie la gestion mais fait supporter au bailleur le risque d'une hausse des consommations, par exemple de l'énergie d'un chauffage collectif. Nos guides sur la colocation et sur le bail mobilité et le bail étudiant présentent ces contrats.
Exemple chiffré
La régularisation annuelle d'un appartement loué à Lucé
Un bailleur loue un appartement vide en copropriété à Lucé, avec 90 € de provisions mensuelles. Les comptes approuvés par l'assemblée générale font apparaître 1 650 € de charges pour son lot. L'avis de taxe foncière mentionne 160 € de taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
- Provisions versées par le locataire (90 € × 12)
- 1 080 €
- Charges récupérables de copropriété (nettoyage, eau, ascenseur, électricité des parties communes)
- 1 180 €
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères
- 160 €
- Total récupérable
- 1 340 €
- Complément dû par le locataire
- 260 €
- Charges non récupérables (honoraires du syndic, fonds de travaux, assurance)
- 470 €, à la charge du bailleur
Le bailleur adresse le décompte un mois avant de réclamer 260 €, et porte les provisions à environ 112 € par mois pour l'année suivante. Les 470 € non récupérables restent à sa charge et se déduisent de ses revenus fonciers au régime réel.
Questions fréquentes
Le bailleur peut-il refacturer la taxe foncière au locataire ?
La taxe foncière elle-même reste à la charge du propriétaire. Seule la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur le même avis d'imposition, est récupérable, parce qu'elle finance un service dont le locataire bénéficie. Une clause du bail qui mettrait la taxe foncière à la charge du locataire d'une résidence principale serait sans effet.
Le locataire peut-il demander les factures ?
Oui. Un mois avant la régularisation, le bailleur communique le décompte par nature de charges, puis tient les pièces justificatives à la disposition du locataire pendant six mois : factures, contrats d'entretien, relevés de consommation, décompte du syndic. Le locataire peut les consulter et en obtenir copie. Une charge que le bailleur ne peut justifier doit être restituée au locataire.
Que faire si la régularisation fait apparaître un trop-perçu ?
Le bailleur rembourse le trop-perçu au locataire, ou l'impute sur les prochaines échéances avec son accord. Si le locataire a quitté les lieux, la somme s'ajoute à la restitution du dépôt de garantie ou lui est versée après l'approbation des comptes de copropriété. Ajustez ensuite le montant des provisions pour éviter un nouvel écart.
Un forfait de charges peut-il être prévu dans une location vide ?
Hors colocation, la location vide fonctionne par provisions régularisées chaque année : le forfait y est exclu. Il est permis en location meublée, en colocation, même vide, et obligatoire au bail mobilité. Dans tous les cas, son montant doit rester en rapport avec les charges réelles, et il ne donne lieu à aucun complément ni remboursement ultérieur.
Le notaire peut-il gérer la régularisation des charges ?
Oui, lorsque vous lui confiez la gestion de votre bien. Le service de gestion locative de l'étude encaisse les loyers et provisions, établit la régularisation annuelle à partir des comptes du syndic, adresse le décompte au locataire et tient les justificatifs à sa disposition. Nous rédigeons aussi des baux qui fixent clairement le mode de paiement des charges.
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