Modèle de lettre · Achat et vente
Demande de documents au syndic avant la vente
Le copropriétaire vendeur réunit les documents sur l'organisation et les finances de la copropriété, à remettre à l'acquéreur dès la promesse de vente. Il les demande au syndic, qui en détient la plupart.
Par Maître Vianney Coudière, notaire à Chartres · Mis à jour le
Modèle de courrier : pour les actes, le notaire reste votre interlocuteur.
Quand l'utiliser
- Vous mettez en vente un appartement, une cave ou un parking en copropriété.
- Le notaire ou l'agent immobilier vous demande les documents de la copropriété pour préparer le compromis.
- Certaines pièces manquent dans l'espace en ligne de votre syndic.
Envoi
- Mode
- courriel ou courrier
- Délai
- Dès la mise en vente, pour que les documents soient remis au plus tard à la signature de l'avant-contrat
- Destinataire
- Le syndic de copropriété
Ce qui relève du notaire
Le notaire annexe ces documents à l'avant-contrat ; le délai de rétractation de l'acquéreur ne court qu'à compter de leur remise. Avant l'acte de vente, il demande lui-même l'état daté au syndic.
Votre lettre
[Vos prénom et nom (copropriétaire vendeur)]
[Votre adresse]
[Nom du destinataire (syndic)]
[Adresse du destinataire]
[Ville où vous écrivez], le 9 octobre 2026
Lettre recommandée avec avis de réception
Objet : Vente de mes [Numéros de vos lots], [Nom et adresse de la copropriété] : demande de documents
Madame, Monsieur,
Je mets en vente mes [Numéros de vos lots] dans la [Nom et adresse de la copropriété]. Pour remettre à l'acquéreur les documents prévus par l'article L721-2 du Code de la construction et de l'habitation, je vous remercie de m'adresser :
- la fiche synthétique de la copropriété ;
- le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et leurs modificatifs publiés ;
- les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années ;
- le carnet d'entretien de l'immeuble ;
- les conclusions du diagnostic technique global et le plan pluriannuel de travaux, s'ils existent ;
- le montant des charges courantes et des charges hors budget payées pour mes lots au cours des deux exercices précédents ;
- les sommes susceptibles d'être dues au syndicat par l'acquéreur ;
- l'état global des impayés de charges et de la dette envers les fournisseurs ;
- le montant de la part du fonds de travaux rattachée à mes lots, le cas échéant.
Je vous serais reconnaissant de me les transmettre dans les meilleurs délais, par voie électronique si possible.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Vos prénom et nom (copropriétaire vendeur)]
À compléter : Vos prénom et nom (copropriétaire vendeur), Votre adresse, Nom du destinataire (syndic), Adresse du destinataire, Ville où vous écrivez, Numéros de vos lots, Nom et adresse de la copropriété.
Un doute sur une formulation ou un délai ? L'étude peut relire votre courrier.
Faire relire par l'étudeConseils
- Consultez d'abord l'espace en ligne de la copropriété : beaucoup de documents y sont disponibles gratuitement.
- Demandez le détail des travaux votés et non encore appelés : leur répartition entre vendeur et acquéreur se négocie dans l'avant-contrat.
- Transmettez les documents au notaire dès réception, pour ne pas retarder la signature.
Erreurs fréquentes
- Signer l'avant-contrat sans ces documents : le délai de rétractation de l'acquéreur ne court qu'à compter de leur remise.
- Confondre le pré-état daté, que vous pouvez établir vous-même, avec l'état daté, établi par le syndic avant l'acte et plafonné à 380 € TTC.
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Texte intégral du modèle
Les passages entre crochets correspondent aux champs du formulaire.
Lire le texte intégral
[Vos prénom et nom (copropriétaire vendeur)]
[Votre adresse]
[Nom du destinataire (syndic)]
[Adresse du destinataire]
[Ville où vous écrivez], le 9 octobre 2026
Lettre recommandée avec avis de réception
Objet : Vente de mes [Numéros de vos lots], [Nom et adresse de la copropriété] : demande de documents
Madame, Monsieur,
Je mets en vente mes [Numéros de vos lots] dans la [Nom et adresse de la copropriété]. Pour remettre à l'acquéreur les documents prévus par l'article L721-2 du Code de la construction et de l'habitation, je vous remercie de m'adresser :
- la fiche synthétique de la copropriété ;
- le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et leurs modificatifs publiés ;
- les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années ;
- le carnet d'entretien de l'immeuble ;
- les conclusions du diagnostic technique global et le plan pluriannuel de travaux, s'ils existent ;
- le montant des charges courantes et des charges hors budget payées pour mes lots au cours des deux exercices précédents ;
- les sommes susceptibles d'être dues au syndicat par l'acquéreur ;
- l'état global des impayés de charges et de la dette envers les fournisseurs ;
- le montant de la part du fonds de travaux rattachée à mes lots, le cas échéant.
Je vous serais reconnaissant de me les transmettre dans les meilleurs délais, par voie électronique si possible.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Vos prénom et nom (copropriétaire vendeur)]
Sources
Premier rendez-vous
Vous vendez un bien ?
L'étude réunit les documents et prépare la vente, de l'avant-contrat à l'acte.
7 rue Vintant, 28000 Chartres · 02 79 64 02 10
À l'étude ou en visioconférence. Lundi, mardi, jeudi et vendredi de 9 h 30 à 18 h 30 ; mercredi et samedi de 9 h 30 à 12 h.